HinweisgebersystemBitte weisen Sie uns auf Regelverstöße hin
Regeln und Normen bilden die Grundlage eines fairen und friedlichen Miteinanders. Unsere ethischen Grundsätze sind bindend für uns und unsere Partner. Hinweise auf Verstöße gegen diese Grundlagen des Umgangs miteinander helfen uns, Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und abzustellen und so Schaden vom Unternehmen und unseren Partnern abzuwenden.
Wir, die Sennheiser Unternehmensgruppe, möchten sowohl unsere Mitarbeitende als auch Mitarbeitende bei geschäftlich verbundenen Unternehmen sowie sonstige Betroffene und deren Vertreter („Hinweisgeber“) dazu ermutigen, sich bei Hinweisen auf Risiken, Regelverstöße oder vermutete Regelverstöße im Zusammenhang mit der Sennheiser Gruppe an uns zu wenden und über diese ohne Angst vor negativen Konsequenzen offen zu berichten. Diese Verfahrensordnung richtet sich an alle Hinweisgeber, um Fragen zum Ablauf zu beantworten.
Hinweisgeber, die aus konkretem Anlass Verstöße melden, werden von uns geschützt und ihre Identität wird vertraulich behandelt. Die Diskriminierung von Hinweisgebern stellt eine Verletzung unserer ethischen Grundsätze dar und zieht arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich. Auch wenn die Bearbeitung von Hinweisen einfacher ist, wenn Sie Ihre Identität unserem Compliance Committee gegenüber offenlegen, weisen wir ausdrücklich darauf hin, dass Sie Hinweise auch anonym abgeben können. Grundsätzlich werden Identitäten bei der Bearbeitung eines Hinweises erst dann intern weitergegeben, wenn dafür die Zustimmung des Hinweisgebers vorliegt.
Wie kann ich Hinweise abgeben?
Hinweise können jederzeit in allen Sprachen auf den folgenden Wegen abgegeben werden:
- Hinweis gegenüber dem Sennheiser Compliance Committee unter der E-Mail-Adresse compliance@sennheiser.com
- oder unter der Telefonnummer +49 (05130) 600 000
- Hinweise per Briefpost unter der Postanschrift Sennheiser electronic SE & Co. KG, LkSG-Beschwerdeverfahren, Am Labor 1, 30900 Wedemark
Hinweise über alle Meldewege werden nach den gleichen Grundsätzen dieser Verfahrensordnung behandelt.
Welche Beispiele gibt es für Regelverstöße?
Über das Hinweisgebersystem können Hinweise auf Risiken, Regelverstöße oder vermutete Regelverstöße im Hinblick auf nachfolgende Punkte gemeldet werden.
Beispiele sind:
- Menschenrechtsverstöße und Verstöße gegen Arbeitsschutz- und Sozialstandards, z.B.
- Fälle von sexueller Belästigung, Diskriminierung, Rassismus
- Fälle von Kinderarbeit, Zwangsarbeit und Sklaverei
- Missachtung der Koalitionsfreiheit
- Gesundheitsgefährdende Arbeitsbedingungen und Verletzungen der körperlichen und psychischen Unversehrtheit
- Widerrechtliche Zwangsräumungen oder der widerrechtliche Entzug von Land
- Widerrechtliche Nutzung von privaten oder öffentlichen Sicherheitskräften
- Verunreinigung von Wasser, Boden und Luft die zu einer Verletzung der natürlichen Lebensgrundlage von Menschen beitragen können
- Verstöße gegen umweltbezogene Belange, z.B.
- Verstoß gegen die Vorgaben des Minamata-Übereinkommens über die Verwendung von Quecksilber
- Verstoß gegen die Vorgaben des Stockholmer Übereinkommens über persistente organische Schadstoffe
- Verstoß gegen die Vorgaben des Basler Übereinkommens über die Kontrolle der grenzüberschreitenden Verbringung gefährlicher Abfälle und ihrer Entsorgung
- Korruptions-, Untreue- und Diebstahlsdelikte
- Verletzungen der Privatsphäre und strafrechtlich relevante Verletzungen des Datenschutzes
- Verstöße gegen (technische) Sicherheitsrichtlinien, Umweltvorlagen, Rechnungslegungs- und Buchführungsrichtlinien
Wie kann ich einen Hinweis abgeben?
Damit Ihre Meldung von unserem Compliance Committee zielführend bearbeitet werden kann, ist es wichtig, dass der Hinweis so konkret wie möglich ist. Bitte beachten Sie die folgenden Hinweise in Ihrer Nachricht
- Ihre Kontaktdaten oder anonym ohne Rückmeldung
- Name, Telefon, E-Mail-Adresse usw.
- Wann ist es passiert?
- Datum, Uhrzeit, Dauer, Häufigkeit
- Wo ist es passiert?
- Land, Standort, Werk usw.
- Wer hat gehandelt?
- z. B. Namen der involvierten Personen
- Was ist passiert? (notwendige Information)
- Genaue Beschreibung des verdächtigen Vorfalls, der Umstände und der allgemeinen Bedingungen
- Wer hat außer Ihnen das verdächtige Verhalten noch wahrgenommen
- Zeugen, Name, Tel.-Nr., E-Mail Adresse usw.
- Weitere Informationen
- Bitte benutzen Sie dieses Feld bei Bedarf, um uns zusätzliche Informationen mitzuteilen (z. B. Motivation des Betroffenen, Regelung, gegen die der Betroffene verstoßen hat).
Was geschieht, wenn mein Hinweis abschließend bearbeitet ist?
Der vom Vorwurf Betroffene und seine Führungskraft werden über das Untersuchungsergebnis schriftlich informiert. Der Hinweisgeber wird, sofern er nicht anonym bleibt, ebenfalls über den Fallabschluss und die abschließende Entscheidung informiert.
Bei unzutreffenden Vorwürfen wird die betroffene Person auf Wunsch rehabilitiert.
Personalmaßnahmen werden unter Berücksichtigung des Prinzips der Verhältnismäßigkeit ergriffen. Bei einem Fehlverhalten eines Geschäftspartners werden entsprechende Konsequenzen ebenfalls nach dem Prinzip der Verhältnismäßigkeit vorgenommen.
Neben anderen Kriterien spielen die folgenden Gesichtspunkte eine Rolle bei unseren Bewertungen:
- Art und Schwere des Regelverstoßes
- Vorsatz oder Fahrlässigkeit
- Höhe, Umkehrbarkeit und Eintrittswahrscheinlichkeit des Schadens
- Haltung des Betroffenen zum Verstoß
- Mitwirkung oder Wiedergutmachung
- Einflussvermögen der Sennheiser Gruppe auf den Geschäftspartner
- Konkrete Personalmaßnahmen unseres Unternehmens richten sich nach dem lokalen Recht, können jedoch je nach Schwere des Regelverstoßes sowohl disziplinarische als auch arbeitsrechtliche Maßnahmen umfassen.
- Bei festgestellten Straftaten behalten wir uns vor, Strafanzeige zu erstatten
Wie und durch wen wird ein Hinweis bearbeitet?
Alle Hinweise werden durch die Mitarbeitenden unseres Compliance Committees angenommen und bewertet. Diese sind funktional und organisatorisch unabhängig von den geprüften Stellen sowie den Geschäfts- und Betriebsprozessen und bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben (auch hinsichtlich der Festlegung des Prüfungsumfangs und der Berichterstattung über Prüfungsergebnisse) und Bewertung der Prüfungsergebnisse von Weisungen unabhängig.
- Nach Eingang der Meldung erhält der Hinweisgeber üblicherweise innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung eine Eingangsbestätigung.
- Anschließend wird der Inhalt der Meldung auf Zulässigkeit und Relevanz geprüft. Zulässig ist ein Hinweis, wenn er ausreichende und plausible Informationen über ein potenzielles Risiko oder einen potenziellen Regelverstoß enthält, sodass eine weitere Bearbeitung möglich ist. Ein Hinweis ist relevant, wenn die Überprüfung ergibt, dass tatsächliche Hinweise auf die vorgenannten Risiken bzw. Regelverstöße vorliegen.
- Ist der Hinweis bereits weder zulässig noch relevant, wird der Hinweis nicht weitergehend untersucht. Der Hinweisgeber erhält in diesen Fällen die Information, dass der Hinweis nicht weiterverfolgt wird.
- In allen anderen Fällen wird Sennheiser die notwendigen Ermittlungsschritte einleiten, um dem Hinweis nachzugehen und den Sachverhalt abschließend zu bestimmen. In dieser Phase können Rückfragen zum Sachverhalt auftreten, die im Dialog mit dem Hinweisgeber erörtert werden.
Das Compliance Committee agiert bei der Bearbeitung eines Hinweises auf Grundlage der DSGVO. Die entsprechenden Hinweise zum Datenschutz bei Sennheiser können Sie hier finden: https://de-de.sennheiser.com/datenschutz. Alle Hinweise werden ernst genommen und gründlich sowie systematisch bearbeitet. Selbstverständlich erhalten Betroffene die Gelegenheit zur Stellungnahme, sobald diese möglich ist.
Die Mitarbeitenden im Compliance Committee verfolgen jeden Vorgang bis zu seinem Abschluss. Sollte die Bearbeitung vom Compliance Committee an eine interne oder externe Stelle abgetreten werden, werden die Hinweisgeber vorab darüber informiert, soweit deren Identität bekannt ist. Alle persönlichen Daten, die im Zuge des Vorgangs erhoben wurden, werden nach dessen Abschluss gelöscht. Lediglich Daten, die zur anonymen Berichterstattung erforderlich sind, werden weiter aufbewahrt.
Solange Verstöße nicht nachgewiesen sind, gilt die Unschuldsvermutung für die Betroffenen. Wir legen Wert auf die faire Behandlung von Hinweisgebern und Betroffenen und wirken darauf hin, dass Hinweisgeber als Folge ihrer Meldung keine Benachteiligung oder Bestrafung erfahren müssen.
Was geschieht, wenn mein Hinweis abschließend bearbeitet ist?
Ergibt die Untersuchung des Hinweises, dass ein Risiko besteht oder eine Verletzung vorliegt, werden in Abstimmung mit den relevanten Fachabteilungen bei Sennheiser angemessene Präventions- bzw. Abhilfemaßnahmen ergriffen.
Der Hinweisgeber wird, sofern er nicht anonym bleibt, ebenfalls über den Fallabschluss und die abschließende Entscheidung informiert. Aus Gründen der Vertraulichkeit können wir dabei nicht in allen Fällen detaillierte Auskünfte zu den Ergebnissen oder daraus abgeleiteten Maßnahmen erteilen. Die Dauer des Verfahrens hängt stark vom jeweiligen Sachverhalt ab und kann sich von wenigen Tagen und Wochen bis hin zu einigen Monaten erstrecken. Wir bemühen uns, eine abschließende Rückmeldung innerhalb von 6 Monaten nach Eingangsbestätigung zu geben.
Im Fall von internen Beschwerden werden der vom Vorwurf Betroffene und seine Führungskraft über das Untersuchungsergebnis schriftlich informiert. Bei unzutreffenden Vorwürfen wird die betroffene Person auf Wunsch rehabilitiert. Personalmaßnahmen werden unter Berücksichtigung des Prinzips der Verhältnismäßigkeit ergriffen. Bei einem Fehlverhalten eines Geschäftspartners werden entsprechende Konsequenzen ebenfalls nach dem Prinzip der Verhältnismäßigkeit vorgenommen.
Neben anderen Kriterien spielen die folgenden Gesichtspunkte eine Rolle bei unseren Bewertungen:
- Art und Schwere des Regelverstoßes
- Vorsatz oder Fahrlässigkeit
- Höhe, Umkehrbarkeit und Eintrittswahrscheinlichkeit des Schadens
- Haltung des Betroffenen zum Verstoß
- Mitwirkung oder Wiedergutmachung
- Einflussvermögen der Sennheiser Gruppe auf den Geschäftspartner
- Konkrete Personalmaßnahmen unseres Unternehmens richten sich nach dem lokalen Recht, können jedoch je nach Schwere des Regelverstoßes sowohl disziplinarische als auch arbeitsrechtliche Maßnahmen umfassen.
- Bei festgestellten Straftaten behalten wir uns vor, Strafanzeige zu erstatten
Berichtet die Sennheiser Gruppe über Ergebnisse und Hinweise?
Im Rahmen unserer Aktivitäten über ein sozial und ökologisch nachhaltiges Wirtschaften berichten wir jährlich auch in anonymisierter Weise über Ergebnisse aus dem Hinweisgebersystem.
Hinweisgebern und sonstigen Dritten bleibt der Rechtsweg zu den nationalen Gerichten vorbehalten. Insbesondere ist mit der Abgabe eines Hinweises auf Rechtsverletzungen und Regelverstöße kein Verzicht auf ein vorhandenes Klagerecht verbunden.
